偲ぶ会の案内文や返信方法

偲ぶ会の案内文や返信方法

偲ぶ会を開催するときには、参列してもらう人に対して案内状を送ることになりますが、その際の案内文の内容には注意をする必要があります。
また案内状の送り方は様々ありますが、メールでも大丈夫なのでしょうか？
偲ぶ会の案内文や、返信方法などについて紹介していきます。

偲ぶ会の案内文

偲ぶ会では、最初に出席してもらう人たちに案内状を送ることになります。
その際にはいくつか注意する点がありますので、遺族や発起人の方は確認しておきましょう。
偲ぶ会の案内状を作成するときには、最初にその形式を決める必要があります。
案内状の形式にはいくつかの種類がありますが、その中でも多いのが2つ折りカードのタイプです。
2つ折りカードは結婚式の案内状などでもよく見かけますので、実際にご覧になったことがある方も多いと思います。
この2つ折りのカードに、封筒と返信用のハガキをセットにして相手に送ることになります。

2つ折りのカードというのは、それを見開きにして見るもので、その中に偲ぶ会に対する案内文や案内図などが書かれています。
折り込みのないカードもありますが、折り込みがある方がより丁寧な印象があり、実際に受け取った人たちに良い感じを与えやすいと言われています。
また返信用のハガキは出欠確認のために必要ですので、それらすべてを忘れずに封入しておきましょう。

偲ぶ会の案内状に記載する項目

偲ぶ会の案内状を作成する場合には、案内状には以下の項目を記載することになります。

①偲ぶ会の目的

実際に開催する偲ぶ会が誰を偲ぶものであるのか、その目的についてはっきりと記載しましょう。

②時候の挨拶文

偲ぶ会の目的の記載が終わったら、その次に時候の挨拶を記入します。

③会の出席のお願い

偲ぶ会に出席してもらえるように記載します。

④故人と生前のおつきあいに対する人たちへの感謝の言葉

故人との生前のおつきあいに対する感謝の言葉を記載しますが、この文言を入れることで偲ぶ会の雰囲気を醸し出すことができます。
感謝の言葉は必ず入れるようにしましょう。

⑤偲ぶ会の日時

偲ぶ会が開催される開催日時を記載しましょう。

⑥開催場所

偲ぶ会が開催される場所を記載しましょう。

偲ぶ会は日本全国様々なところで開催されており、ホテルや斎場、会議室など場所もバラバラです。
会を開催する際に有名なホテルなどを選定すると、初めての方も会場探しに苦労することがなくなります。
分かりにくい場所で開催するときは、住所や地図なども一緒に同封しておくと良いでしょう。

偲ぶ会の案内分

偲ぶ会の案内状を作成する場合には、これまで経験がない方は、どのような文面にすれば良いのか迷う人もいるでしょう。
そのときは、以下のような例文を参考にすると良いでしょう。
案内文の冒頭に「故人の名前とお別れの会」のご案内という表題を入れ、時候の挨拶などから書き始めるのが一般的です。

「この度　亡き夫（妻）のお別れの会を下記の通り開催することに致しましたので　ご参席のほう承りますようお願い申し上げます　生前賜りましたご厚情に対して　亡き夫（妻）に代わって厚く御礼申し上げます　なお　偲ぶ会当日は平服でご参席賜りますようお願いいたします」 以上が例文になりますが、このような例文を参考にして、各自でアレンジしてみましょう。
案内文の最後には、偲ぶ会の開催日時や場所、喪主の名前と連絡先の電話番号、メールアドレスなどを入れましょう。
なお案内文の最後に「。
」をつけないことがポイントになります。

偲ぶ会の案内はメールでOK？

偲ぶ会の案内状は手紙で送るのが一般的ですが、最近はパソコンやスマートフォンなどを利用する人が増えていますので、メールで送りたいと思う人もいるのではないかと思われます。
ただ偲ぶ会の案内状と言える大切な文をメールで送っていいのか、心配する人もいるでしょう。
結果として偲ぶ会の案内状は、基本的に手紙とメールのどちらで送っても問題はありません。

メールの方が早く送ることができるなど色々とメリットがありますが、場合によってはメールでの案内状に不快感を覚える人もいるかもしれません。
受け取る側の価値観にもよりますが、案内状を送る側にそのような難しい人がいるときは、メールよりもハガキや封書を使用して案内状を送る方が良いでしょう。
ちなみにメールでの案内状には、以下のようなメリットがあります。

郵送料などの経費を削減できる

メールは相手がアドレスを持っていればすぐに送ることができ、手紙のような郵送料金は必要ありません。
もちろん通信料金はかかりますが、それでも最近は使い放題のプランに加入している人が増えていますので、通信料金を気にする人はそう多くないのでは、と思います。

一斉配信できる

メールの良い点は、一斉に配信できる点にあります。
手紙のように一通ずつ送る必要がありませんので、時間や手間を軽減できます。
相手がメールアドレスを持っていれば、一度に偲ぶ会の案内文を送ることができるのが魅力と言えます。

時間に関係なく送ることができる

メールは時間に関係なく送ることができます。
インターネットは24時間稼働していますので、送る側の都合の良い時間帯に発送できるのが大きなメリットではないかと思います。
送られた方も時間に関係なく見ることができますので、特に迷惑がかかることはないでしょう。
メールでの偲ぶ会の案内状はメリットが多いですが、以下のようにデメリットもありますので注意しておきましょう。

メールアドレスが必要

偲ぶ会の案内状をメールで送るためには、その相手もメールアドレスを持っている必要があります。
アドレスがなければ、メール自体を送ることができないからです。
その場合は個別に手紙を送ることになりますので、かえって時間と手間がかかることがあります。

相手が見ないことがある

メールで案内状を送る場合には、送られた相手がメールを見ないこともあります。
送ったメールをその相手が必ず閲覧するという保証はありませんので、その場合には偲ぶ会が開かれることを知ることができません。
そのような事態を回避するためには、メールを送った後に確認の電話を入れるなど、色々と手間がかかることになります。

メールで案内状を送るときは、メリットだけでなくデメリットも把握しておくことが大切です。

偲ぶ会の案内状への返信方法

偲ぶ会の案内状が届いたら、できるだけ早めに返信しましょう。
偲ぶ会を開催する遺族や発起人は色々と準備する必要上、案内状を送った人たちの出欠の状況を把握する必要があるのです。
そのため案内状が届いた場合に速やかに返信し、その際には以下のように返信の仕方に注意しておきましょう。

例えば出席するときには、「御出席」の文字にある「御」の字だけを二重線で消し、「出席」の文字に〇をします。
欠席の場合はその反対です。
その他にも「御住所」の「御」の字だけを二重線で、「御芳名」の文字は全てを二重線で消すようにしましょう。
また氏名の欄にある「〇〇行」の「行」の字も二重線で消し、代わりに「様」の字を記入しましょう。
これらの記載方法については、結婚式や披露宴などのときにも使用されている、一般的なビジネスマナーでもあります。

偲ぶ会を開催するときには、案内状に記載する案内文の書き方について注意をしておきましょう。
また偲ぶ会の案内はメールで送ることもできますが、デメリットもありますので確認が必要です。
他にも、偲ぶ会の案内状の返信方法に関するマナーについても気をつけなければなりません。

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