お別れの会を欠席する場合のハガキの書き方

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お別れの会を欠席する場合のハガキの書き方

お別れの会の案内状が届いた後、何かしらの理由によって行けなくなることもあるでしょう。
その場合には、欠席のハガキなどを郵送することになります。
その際のハガキの書き方など、事前にチェックしておくことをおすすめします。

お別れの会を欠席する場合

お別れの会を欠席する場合

何かしらの理由によってお別れの会に出席できないときは、なるべく早めにその旨の連絡をする必要があります。
お別れの会などの案内状は、往復ハガキを用いることが多いです。
そのため会に欠席する場合は、往復ハガキに記入して返事をすることになります。
ハガキには、あらかじめ御出席や御欠席の欄を印刷していますので、そこにチェックをします。
そのときは最初に御出席の文字を二重線で消し、御欠席の部分を二重線の丸で囲むのが一般的です。

他には御住所の欄や御芳名の御芳についても、二重線で消しておきましょう。
往復ハガキのついてはそれで大丈夫ですが、ハガキ以外の場合はお詫びの手紙も同封しておくことが望ましいとされています。
その時の手紙の内容ですが、欠席できない理由を簡単で構いませんので書いておくのがマナーです。
詳しい書き方などは、ネットなどで調べておくと良いでしょう。
お別れの会を欠席する場合は、できるだけ早く返信をすることが望ましいでしょう。

お別れの会を欠席するときのハガキの書き方

お別れの会を欠席するときのハガキの書き方

お別れの会を欠席する場合には、それが分かった時点で早めに連絡する必要があります。
案内状をもらったときは行く予定であっても、その後様々な事情で行けなくなることもあるでしょう。
仕事や病気など理由は様々ですが、お別れの会に参加できないことが分かった場合には、ハガキの欠席欄に〇を付けるのはもちろん、それ以外に出席できない理由についても一言添えておくことがマナーと言われています。
さらに欠席の理由に加えて、お詫びの言葉も添えておくといいでしょう。

以下は、欠席する場合のハガキの書き方の一例です。
「この度は、お別れの会のご連絡いただき誠にありがとうございました。
ご遺族の皆さまと一緒に、生前に色々とお世話になった〇〇様のご冥福をお祈りしたいと思っていましたが、仕事のために出席できなくなりました。
そのため誠に申し訳ございませんが、当日は欠礼させて頂きます。」

これはあくまでも一例ですので、それぞれに合った文書で作成しましょう。
上記のように簡潔で、同時に丁寧に書くことが大切です。
お別れの会の案内状を送ってくれた遺族に対して、出席できない旨を早めに伝えることは最低限の礼儀です。
ただハガキにスペースがない場合には、無理に他の言葉を記載する必要はありません。
ハガキに十分なスペースを確保できないときは、別便で主催者に対する気持ちを書いたお詫びの手紙を送付しておきましょう。

お別れの会を欠席するときの失礼のない返信方法

お別れの会を欠席するときは、相手方に失礼のないような返信を行う必要があります。
案内状というのは送る側はもちろん、以下のようにそれを受け取る側にも最低限のマナーがありますので、相手に対し失礼にならないようにしましょう。

返事は早めに返す

お別れの会を欠席するときは、その返事を早めに返すことがマナーです。
行かないからいつでもいいと思っていると、ハガキを出すこと自体を忘れてしまいます。
主催者側はお別れの会の準備のため、早めに出席者の数を把握する必要があります。
そのような中で、いつまでも返信をしないでいるのは相手方に迷惑をかけるのはもちろん、失礼にもあたります。
出席するしないにかかわらず、できるだけ早い段階で返事を書くようにしましょう。
お別れの会の返信については、遺族や主催者に配慮することが大切です。

返信ハガキの書き方

返信ハガキを記入するときは、その書き方にも注意する必要があります。
御出席と御欠席の御の字を二重線で消すことや、出席と欠席のどちらかに〇をつけた後は、〇をつけなかった方を二重線で消すなどです。
他にも御住所の御を二重線で消す点や、出席や欠席についてのコメントなど失礼にならない返信方法を心掛けておきましょう。

そしてハガキの場合のコメントは簡単で構いません。
自分の気持ちが相手に伝わるように、簡潔に記入しておきましょう。
出席できない理由を長文で記入する人もいますが、それはNGです。
何故なら遺族は多くの返信をチェックする必要がありますので、それが長文になると負担がかかってしまうからです。
長文を書きたい気持ちも分かりますが、それでは相手に迷惑になるのはもちろん、失礼になりますので注意しておきましょう。
簡潔且つ丁寧に書くことを意識することが大切です。
お別れの会に出席できないときは、後日遺族や主催者側に電話や手紙などで気持ちを伝えると、より丁寧になります。

電子メールで送る場合

お別れの会の欠席の連絡を、電子メールで行う人もいるかもしれません。
電子メールで欠席の連絡をするときは、ハガキのような敬意表現を消したり、出席や欠席に丸をつけたりするような作業は必要ありません。
メールでは最低限の敬語を使用して、後は欠席することが分かるように返信すれば問題ありません。

以下がメールの文例です。
「このたびはお別れの会のご連絡ありがとうございます。
やむを得ない事情で偲ぶ会を欠礼させていただきたく存じます。」などです。

電子メールで欠席の返信をする場合は、参加できないことと、そのお詫びを一言添えるだけで大丈夫です。
なおメールで返信するときは、相手方の文面に合わせるかで言葉に記入することがマナーです。
例えば時候の挨拶については、送られてきた案内状の文章に時候の挨拶が入っていれば、それに返信する形で記入すればいいでしょう。
後は名前や連絡先などを、必要に応じて記入しておきましょう。
返信の方法としてはFAXもありますが、お別れの会の案内状をFAXで送るのは一般的ではありません。
相手に失礼にならないよう、基本的には紙媒体で送ることが理想ですが、急ぎで出欠の確認をしたい方は電子メールなどを利用するといいでしょう。
その場に合った方法で対応しましょう。

お別れの会の欠席のハガキ・手紙の文例

お別れの会を欠席する際に連絡をハガキで行う場合は、空いたスペースに一言添えておくと良いでしょう。
出席できない理由などで構いません。

また手紙で送る場合には、以下の文例を参考にしてみるといいでしょう。
「この度は突然のご訃報に驚いております。
ご家族のご悲嘆をお察しいたしますと、どのようなお慰めの言葉もございません。
心よりお悔やみ申し上げます。
しかしながら、あまりにお悲しみが深くなると、皆様方のお体にも障りますので、お力落としとは存じますがどうぞお体を損われることのないようにしてください。
本来であればすぐにでも参上すべきなのですが、遠隔地のためにご焼香に伺えない次第でございます。
ご無礼をどうかお許しください。
些少ではありますが香料を同封いたしました。
ご霊前にお供えいただきたく存じます。
謹んでお悔やみ申し上げます。」

こちらもあくまで例文ですので、その状況に合った文面を作成しましょう。

お別れの会を欠席する場合には、ハガキや手紙の書き方に注意する必要があります。
お別れの会の欠席の返信を行うときは、相手に失礼のない方法で行うようにしましょう。
その場合には、欠席のハガキや手紙の文例などを参考にすると良いでしょう。

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