お別れの会の案内状の文例や会場選び、行けない時の対応

お別れの会の案内状の文例や会場選び、行けない時の対応

お別れの会を開催する際には事前に案内状を作成することになりますが、その場合は文例や会場選びに注意する必要があります。
またお別れの会に参加できない場合の対応の仕方も、心得ておくことが大切です。
それらの事柄について紹介していきます。

お別れの会の案内状の文例

お別れの会の案内状を作成するときは、形式や記載する事項を決める必要があります。
案内状の形式にはいくつかあり、中でも2つ折りカードに封筒と返信用のハガキをつけることが多く見られます。
封筒に2つ折りのカード形式の案内状と返信用のハガキを入れ、招待する人に送ります。
2つ折りカードというのは結婚式の招待状でもよく見かけますが、見開きページにお別れの会についての案内文や案内図などを記載しています。
こちらはカード形式となっており、折り込みの入っていないカードと比べ、受け取る側はより丁寧な印象を感じることが多いようです。
一緒に同封する返信用ハガキは、お別れの会の出欠確認に必要なものですので、忘れずに入れるようにしましょう。
これらのすべてを封筒に入れて発送します。

お別れの会の案内状

お別れの会の案内状に記載するべき事項は、基本的には以下の5つです。

① お別れの会の目的

案内状にはお別れの会の目的を記載する必要があり、誰を偲ぶ会であるのか、その趣旨を明確にしておきましょう。

② 時候の挨拶と主席依

2つ目は時候の挨拶と主席の依頼で、お別れの会への出席をお願いするような内容を記載します。

③ 感謝の言葉

3つ目は故人と生前にお付き合いしていた人に、感謝の言葉を記載します。
感謝の言葉がないと案内状自体が無味乾燥なものになりがちですので、忘れずに記載するようにしましょう。

④ お別れの会の日時

4つ目はお別れの会を開催する日時になります。
実際に開催する日時を明記しなければ、誰も参加をすることができません。
この部分は非常に大事になり、案内状を送る意味はここにあると言っても良いでしょう。

⑤ 開催する場所

案内状の最後は、お別れの会を開催する場所です。
それぞれ会によって開催場所は異なりますが、場所については有名なホテルや斎場などを選ぶと、参列する人にも分かりやすいのではないかと思います。
分かりにくい場所で開催するときは、会場の住所や地図などを添えておくと良いでしょう。
また最寄り駅がある場合は、駅からの経路などの情報も記載しておきましょう。

お別れの会の案内状の例文

お別れの会を主催した経験があればいいですが、経験がない方は案内文の作成には時間がかかるかもしれません。
どのような文面にすれば良いのか迷うことがありますので、その場合は以下の例文を参考にするといいでしょう。
まずは冒頭に、故人の名前とお別れの会のご案内と記載し、その後に時候などの挨拶文を挿入します。

その後の文面は次の通りです。
「この度　亡き父（母）のお別れの会を下記の通り執り行うことと致しましたので　ご参席承りますようご案内申し上げます　また　生前賜りましたご厚情に対して　亡き父（母）に代わり厚く御礼申し上げます　なお　当日は平服でご参席賜りますようお願いいたします　謹白」

その後に、お別れの会の日時や場所、喪主の名前や連絡先となる電話番号などを記載します。
ここでのポイントは、文章の最後に「。」をつけないことです。
案内状をもらった人全員が出席したくなる、そんな案内状を作成してみましょう。

お別れの会に行けない時の対応

せっかくお別れの会の案内状をもらったのに、都合のために行けないときもあると思います。
その場合には、対応について注意する必要があります。
対応については、以下のものが考えられます。

会場に弔電を打つ

お別れの会に出席できないときは、弔電を打つことも方法の一つになります。
案内状をもらったにもかかわらず出席できないときは、すぐに弔電の準備をしておきましょう。
弔電を打つには、お別れの会の日時や開催場所、他に喪主の氏名や故人との続柄などの情報が必要ですので、案内状で確認することが大切です。
弔電を送るときはできる限り早めに準備し、最低でもお別れの会の前日までには届くように手配をしましょう。

送り先はお別れの会が行われる会場になり、宛先は喪主のフルネームが原則です。
しかしフルネームが分からないときは、ご遺族様や遺族ご一同様などで送ります。
弔電については例文がありますので、それらを参考にすると良いでしょう。
弔電を電話で受け付けてくれるサービスを提供している機関としては、115のNTTの全国共通の弔電受付と、日本郵便のレタックスコールセンターなどが便利です。
弔電についてはインターネットでも申し込みできますので、ネット環境のある方はこちらのほうが便利です。
ネットサービスとしては、NTTのD-MAILやソフトバンクグループのほっと電報、さらにKDDIグループのでんぽっぽやベリーカード、e-denpoなどがあります。
ただ案内状に弔電辞退の記載があるときは、控えたほうが良いでしょう。

会場に供花を送る

お別れの会に出席できないときは、弔電とは別に供花を送ることも可能です。
こちらも弔電と同じで、お別れの会の案内状に供花辞退の旨の記載があれば、遠慮しておきましょう。
供花を送るときは、送り先になる会場の住所を間違えないようにしましょう。

香典の郵送

お別れの会の案内状をもらったにもかかわらず会に出席できないときは、香典を送る方法もあります。
その場合は先に弔電を打ち、その後に香典を現金書留で送るのが一般的です。
身近な人に香典を預けるという方法もありますが、それでは喪家に失礼にあたると言われています。
そのため香典を送るときは、郵送の方法をとるのが無難でしょう。
お香典の額については、お葬式と同じ相場を参考にしましょう。

このように様々な方法がありますが、案内状をもらったにもかかわらず出席できないときは、後日改めてお参りに行くと良いでしょう。
またお墓の埋葬が済んでいる場合は、お墓参りも検討しておきましょう。

お別れの会の会場選びはどうしたら？

お別れの会の規模などにもよりますが、どの会場を選ぶのかも重要です。
お別れの会の会場は様々で、葬祭会館やホテルなど色々なところで行われています。
その中でもホテルが一般的になり、ホテル側でもお別れの会向けのプランを企画しているところがあるようです。
ホテルでお別れの会を行うメリットとしては、会に対するサービスが充実している点が挙げられます。
お別れの会や偲ぶ会のセッティングはもちろん、案内状の作成や発送、会食用の料理など様々なサービスを受けることができます。

ただホテルでお別れの会を開催する場合には、いくつか注意して欲しいことがあります。
その一つが骨壺です。
ホテルでは骨壺の持ち込みを禁止しているところがあります。
さらには喪服での参列ができないホテルもありますので、事前の確認が必須です。
ホテルはたくさんの人が訪れる場所ですので、お別れの会のような催事ばかりではないからです。
お別れの会以外の目的で訪れる場所にもなりますので、ある程度のマナーを設けています。
ホテルを利用するときは、複数のホテルを比較検討してその中から最も条件に合ったところを選びましょう。
不明な点は、事前にホテルへ問い合わせてみるといいでしょう。

お別れの会を開催するときは案内状を作成しますが、そのときに重宝するのが文例です。
またお別れの会に行けないときの対応や、お別れの会の会場選びにも注意が必要です。
最近はホテルで開催するところも増えていますので、ホテルを選択肢に入れてみるのもいいと思います。

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