会葬礼状は忌引き申請の添付書類としても利用できる

会葬礼状は忌引き申請の添付書類としても利用できる

忙しい中、お通夜式やお葬式に参列していただいた方たちに渡すのが会葬礼状です。
会葬礼状では、お葬式に参列していただいた感謝の気持ちを伝えることになりますが、必ず渡す必要があるのでしょうか？
会葬礼状の一般的な事柄についてを紹介します。

会葬礼状が必要な場合。ない場合はどうする？

会葬礼状

お通夜式やお葬式に参列した際に、会葬礼状をいただくことがあります。
会葬礼状というのは、葬儀に参列した方たちへの感謝の気持ちを表す礼状、手紙のことです。
元々はお葬式が終わった後に渡すことが多かったのですが、最近はお通夜式やお葬式の受付を行う際に、香典と引き換えに香典返しに伴う返礼品と一緒に渡すところが増えています。
会葬礼状そのものは、お通夜式やお葬式に参列していただいたことに対する感謝の気持ちを伝えるものですので、香典をいただいた方だけでなくそれ以外の方にも渡すのが一般的です。
例えば当日お葬式に参列していなくても、後日香典をいただいたときや弔電やお花をいただいた際に、その相手にも渡すことになるものです。
会葬礼状の内容は、菩提寺や宗旨などによっても変わりますが、一般的には故人の名前を始め、仏式の場合は戒名や法名なども記入します。

他に、お葬式に参列していただいたお礼や喪主などの名前を書きますが、文面に句読点は入れません。
お通夜式やお葬式では会葬礼状をいただくのが一般的ですが、会葬礼状は様々なところで活用されています。
その一つが、忌引きなどで会社や学校を休む場合の添付書類になります。
会葬礼状が必要な時は会社や学校に礼状を提出することになりますが、ない場合は訃報や葬儀の案内状などで代用することになります。

忌引きで会社・学校を休む場合は会葬礼状が必要？

忌引きで会社や学校を休む場合には、会葬礼状が必要なケースがあります。
忌引きの申請をする際に、それを証明するための添付書類として利用されることになります。
ただ会葬礼状をいただいていない場合でも、心配する必要はありません。
その場合は他の書類で代用できるからです。
お通夜式やお葬式に参列するために会社や学校を休む場合は、社内規定などがあれば他の書類でも慶弔休暇や慶弔見舞金などの申請をすることが可能です。
一般的なお葬式であれば会葬礼状をいただくことがありますが、家族葬や密葬など小規模なお葬式の場合は会葬礼状がないこともあります。
家族葬などで会葬礼状がない場合は、以下のような他の書類で代用することもできますので確認しておきましょう。

葬儀施行証明書

会葬礼状がない場合は、「葬儀施行証明書」での代用が可能です。
葬儀施行証明書は葬儀会社が発行する書類になり、依頼した葬儀会社でお葬式を行ったという証明になります。
葬儀施行証明書はそれぞれの葬儀会社で書式や内容が異なりますが、一般的にはお葬式を行う日時や葬儀会館、故人の名前や喪主の名前などが記載されています。
葬儀施行証明書自体には特に法的な効力はありませんので、例えば保険金の請求や故人の銀行口座を解約するなどの手続きには使用できませんので注意しておきましょう。

また葬儀会社を通さないでお通夜式やお葬式を行った際には、そのような証明書は出せませんので火葬許可証や火葬証明書などのコピーで代用することになります。
葬儀施行証明書は葬儀会社が独自で行うサービスですので、必ず発行してもらえるとは限りません。
葬儀会社が任意で発行する証明書ですので法的な効力は持っていませんが、社内規定や学則などで使用できるのであれば葬儀会社に依頼しておくと良いでしょう。

死亡証明書や火葬許可証のコピー

会葬礼状の代わりに使用できる書類としては、この死亡証明書や火葬許可証のコピーもあります。
喪主を始め遺族や親戚など、故人と関係の深い人たちであれば、死亡証明書や火葬許可書のコピーを準備できるのではないかと思います。
死亡証明書や火葬許可書を取得した際に、そのコピーを取っておくと良いでしょう。
死亡診断書については、役所で火葬葬許可証を発行してらう際に一緒に提出することから、コピーするタイミングを逸してしまう可能性があります。
そのため証明書をもらったら、早めにコピーすることをおすすめします。

死亡証明書や火葬許可証のコピーも一応は使用できますが、これらの書類にはお葬式を行った日付までは記載されていません。
しかし故人が亡くなった事実を証明できますので、認めているところが多いと思います。
もちろんそれぞれ会社によって異なりますが、そのような厳格な規定を設けている会社はそう多くはないはずです。

会葬礼状の宛名は薄墨？薄墨ってなに？

会葬礼状を書く際に、その宛名は墨書するという話もありますが、実際はどうなっているのでしょうか？ 香典や会葬礼状などに薄墨で書くのは、「涙で墨が滲んでしまって薄くなった」あるいは「お葬式は急な出来事なので、墨をしっかり磨る時間がなく、読める程度の薄い色で書いた」という意味があります。
そのような背景もあり、弔事で使用するものも薄墨で書くのがマナーだと認識している人もいるようです。
確かに間違いではありませんが、弔事の全てを薄墨で書く必要はありません。

法要や喪中、会葬礼状などは事前に予定が分かっており、準備する時間が十分にあることから黒色の墨でも構わないのです。
そのため薄墨でなくても、ボールペンや万年筆、印刷でも大丈夫です。
ただ弔事のマナーとして薄墨という認識を持つ人もいますので、その場合はハガキソフトなどで薄墨設定して書くといいと思います。
ハガキの印刷ソフトの中には、「宛名印刷を薄墨に設定する・しない」などの選択ができるものもあります。

会葬礼状を準備する方法

会葬礼状の宛名は薄墨でなく黒でも構いませんので、事前に用意しておくと良いでしょう。
礼状の準備の方法には、以下のものがあります。

①葬儀会社へ依頼する

お通夜式やお葬式で使用する会葬礼状は、通常は葬儀会社が用意してくれます。
葬儀を依頼された葬儀会社は、自社のスタッフで作成する場合もあれば、専門業者に依頼することもあります。
それぞれ葬儀会社によって異なりますが、その中には葬儀会社のスタッフが遺族に取材などをして、様々なエピソードなどを書き添えるところもあるようです。
そうすることで、どこにもないオリジナルの会葬礼状を作成できます。

②遺族が直接に専門業者に依頼する

会葬礼状については、葬儀会社以外にも礼状を作成する専門の業者が存在しています。
その場合は葬儀会社を通さず、遺族が直接専門業者に依頼することもあるのです。
専門業者は様々なサービスを提供していますので、遺族で考えた内容で作成するところもあれば、業者が取材して作成するものや一般的な定型文で作成するなど、業種によってその方法は様々です。
また最近ではネットに対応したサービスを提供するところも増えていますので、ホームページなどから問い合わせてみるのもいいと思います。

③自分で作成する

会葬礼状は、基本的には自分でも作成できます。
そう多くはありませんが、会葬礼状を遺族で作成する人もいるでしょう。
会葬礼状を自ら作成する際には、文面の書き方などは例文などを参考にするといいでしょう。

会葬礼状は様々な用途があり、その一つが会社や学校などでの忌引き申請の添付書類になります。
忌引きで会社や学校を休む場合には会葬礼状が必要になることもありますが、ない時は他の書類でも代用できます。
また会葬礼状の宛名は薄墨という認識を持つ人もいるようですが、薄墨ではなく黒色のボールペンなどでも大丈夫です。

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