偲ぶ会(お別れ会)の案内状やお礼状

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偲ぶ会(お別れ会)の案内状やお礼状

偲ぶ会やお別れの会を開催するときは、出席を希望される方に案内状を送付することになります。
そこに記入すべきことは何かを、知っておかなければなりません。
さらには偲ぶ会が終わった後のお礼状にも、注意をする必要があります。
また案内状を受けたっと側としては、返事についてもただ返せば良いわけではありません。
偲ぶ会(お別れ会)の案内状やお礼状、さらには受け取った側の返事についても知っておきましょう。

偲ぶ会(お別れ会)の案内状

偲ぶ会(お別れ会)の案内状

偲ぶ会(お別れ会)を開催するときは、最初に出席を希望される方に案内状を送ることになります。
その際には、文例について注意する必要があります。
偲ぶ会の案内状を作成するときは、送る側が誰になるかによって文の内容が変わってきます。
具体的には、開催する側が喪主や発起人、法人のどれにあたるのかです。
ちなみに喪主というのは、家族や親戚などを代表して葬儀を執り行う人を言い、発起人は偲ぶ会やお別れの会を主催する人になります。

そのようなこともあり、実際に葬儀を執り行う喪主が偲ぶ会やお別れの会を開催する発起人になることもあるのです。
仮に喪主が発起人になるときは、喪主が送る案内状の文例などを参考にして作成することをおすすめします。
また葬儀を行う喪主と偲ぶ会やお別れ会を開催する発起人が別々になる場合は、発起人が案内状を作成して送付することになります。
そのときは、発起人向けの案内状の文例などを参考にしましょう。
儀式を行うのが法人であれば、法人向けの文例を参照すればいいでしょう。
その文例については、ネット検索などでも確認できますので事前にチェックしておきましょう。

偲ぶ会の文例

偲ぶ会の案内状を作成するときは、基本的に以下の事項を記載することになります。

①偲ぶ会やお別れの会を行う目的

案内状の最初には、会を開催する目的を記入します。
当たり前のことかもしれませんが誰を偲ぶ会なのか、誰とお別れをするのかなど、お別れの会自体の目的が分からないとどうしようもありません。
そのため案内状の一番右側に、その目的をきちんと記載しておきましょう。
その場合は「亡き父のお別れの会のご案内」、「亡き母を偲ぶ会のご案内」などの形で大丈夫です。

②時候の挨拶

偲ぶ会の目的を記載したら、次は時候の挨拶です。
案内状の文頭に、そのときの季節に合った表現で時候の挨拶を記入しましょう。
その際の季語としては、1月であれば「新春の候」や「初春の候」、7月であれば「盛夏の候」や「小暑の候」、「盛夏の候」などです。
それぞれの月に合った言葉がありますので、記載する前に調べておきましょう。

③感謝の言葉

時候の挨拶を記載した後は、生前に故人とお付き合いしていただいたことに対する感謝の気持ちを、お礼の言葉で記入することになります。
このように感謝の言葉を記入することで、お別れの会や偲ぶ会を開催する主催者の気持ちをゲストに伝えることができます。

④開催日時

案内状の中に会を開催する日時がないと、誰一人参加することができなくなります。
偲ぶ会などは、必ずお葬式の直後に開催する必要はなく、一周忌などお葬式の1年後などの法要などに合わせて開催することも可能です。
開催日時が明確であれば、受け取る側は予定もつけやすくなるでしょう。

⑤開催場所

お別れの会や偲ぶ会を行う場所ですが、これはお葬式のように特に場所が限定されることはありません。
そのため必ずしも葬儀会館で行う必要はなく、高級レストランや有名ホテル、さらには公園や公民館などの都合の良い場所であればどこでも構いません。
開催場所にもよりますが、駐車場や最寄り駅などが重要になりますので、開催場所を記載する際には注意しておきましょう。

お別れの会や偲ぶ会の案内状を作成するときは、以上の事柄を記載しておくと間違いありません。

偲ぶ会の案内状に対する返事はどうする?

返事はどうする?

偲ぶ会の案内状が自宅に届いた場合には、返事の書き方にも気をつけましょう。
案内状の返事には決められたマナーなども存在しますので、その際の対応の仕方も確認しなければ失礼になることもあります。
自宅に案内状が届いたときは、できるだけ早めに主催者側に返事を行いましょう。
「出席」と「欠席」それぞれの場合に分けて紹介します。

偲ぶ会に出席する場合

案内状には「御出席」の文字があると思いますので、その場合は「御」の文字のみ二重線で消し、「出席」の方に〇をしましょう。
そして「御欠席」の文字を二重線で全て消します。
さらに「御住所」についても「御」の文字だけを二重線で消し、同様に「御芳名」の文字も全て二重線で消しましょう。
氏名の欄にある「〇〇〇行」ですが、「行」の文字を二重線で消し、その横に「様」と記入します。
返事の書き方については、結婚式や披露宴の案内状でもよく用いられますので、ご存知の方も多いと思います。
これらはビジネスマナーでもありますので、この機会にきちんと身につけておくと良いでしょう。
出席の返事を書く際には、出席の欄に〇を付けるのが一般的ですが、それ以外に遺族に対する気遣いなどの一言を添えておくのも良いと思います。
返事に一言付け加えることは、マナーの一つになります。

偲ぶ会に欠席する場合

せっかく偲ぶ会の案内状をもらっても、外せない仕事や病気などで、会に参加できないこともあるでしょう。
そのような場合は、単に欠席の欄に〇を付けるだけでなく、出席できない理由についても一筆添えるのが礼儀でありマナーにもなります。
また欠席の理由を記入する際は、会に参加できないことに対するお詫びの言葉を添えておくと、さらに丁寧に感じられます。
お詫びの言葉を記入するときはダラダラ書くのではなく、簡潔且つ丁寧に記入することが大切です。
案内してくださった方に、その真意が伝わるようにハッキリと書きましょう。
ただコメント欄に余裕がないときは、無理に記載する必要はありません。
コメントを書く十分なスペースがないときは、主催者側に気持ちをしっかり伝えるために、別にお詫びの手紙を送付する方法もあります。

偲ぶ会のお礼状について

偲ぶ会が終わった後は、出席してくださった方に感謝の気持ちを込めてお礼状を作成します。
会に参加していただいたことや香典をいただいたことなど様々な項目がありますが、それらすべてに対するお礼を伝える必要があります。
偲ぶ会のお礼状についても文例がありますので、どう書けば良いのか分からない方は、ネット上にある文例を参照してみるのもいいと思います。
ネットでは文例を簡単に見ることができますが、香典や献花など特別な事柄の書き方については、個別に調べる必要があります。

さらには、お礼状を出すタイミングなどにも注意をしておきましょう。
会に対するお礼状の送付については特に決まりはありませんが、偲ぶ会が終わったらできるだけ早めに送るようにしましょう。
お礼状については葬儀会社でも色々とサポートしてもらえますので、不安な場合は専門のスタッフに相談しておくと良いでしょう。
いずれにしても、お礼状については早めに作成するに越したことはありません。

偲ぶ会(お別れ会)を開催する際には、最初に出席される方に案内状を送付する必要があります。
またその案内状をいただいた方は、一般的なマナーなども存在しますので返事には注意をしておきましょう。
偲ぶ会のお礼状についても、早めに準備をして送ることが主催者としてのマナーとなる点を忘れてはいけません。

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